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Comment tenir la comptabilité de l'association ?


Un minimum que chacun doit maîtriser

Pour la comptabilité la plus simple, un simple cahier grand format peut suffire.

 

Ranger, classer les pièces comptables

Il est primordial de pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre (en cas de contrôle, cette simple possibilité montrera votre bonne volonté et votre bonne foi).

Le plus courant est de distinguer quatre catégories :

  • cotisations, dons (doubles des reçus, carnets à souches, etc.) et les subventions (lettres d'engagement, bordereaux de versement, etc.) ;
  • recettes d'activités (factures clients, relevés de billetterie, etc.) ;
  • dépenses (factures fournisseurs, quittances de loyer, etc.) ;
  • banque (talons de chéquiers, relevés de banque, etc.).

 

Numéroter les pièces comptables

Les pièces comptables arrivent dans le désordre. La meilleure solution est de mentionner, dès leur arrivée, un numéro d'ordre (1, 2, 3, etc.), précédé de sa catégorie à laquelle appartient le document. Le numéro devra être reporté sur tout autre document correspondant (par exemple le numéro d'ordre d'une facture reporté sur le talon du chèque la réglant).

 

Plan comptable adapté à l'activité de l'association

Au-delà de l'enregistrement de chaque mouvement financier, la comptabilité sert à effectuer des regroupements pertinents. Concrètement cela veut dire qu'il faut indiquer dans le même compte, la même colonne, les sommes que vous souhaitez regrouper, afin de pouvoir les additionner.

Le nouveau plan comptable du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif prévoit à peu près tous les cas de figure : Ne retenez que ce qui est adapté à votre activité.

Vous pouvez le consulter en fin d'article ou le télécharger depuis : https://www.associations.gouv.fr/IMG/pdf/reglt_2018-06_association.pdf

 

Bilan et compte de résultat

À partir de l'enregistrement des opérations courantes, l'objectif de la comptabilité d'établir chaque année deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat.

 

Le bilan

Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de votre association à un instant donné. Il est communément présenté en deux colonnes intitulées « Actif » et « Passif ».

À l'actif figurent :

  • les « immobilisations » regroupent tout ce que l'association possède durablement pour son activité (locaux si vous en êtes propriétaire, matériels de bureau, etc.) ;
  • les « stocks » (biens produits dans le cadre de l'activité ou permettant de la financer) ;
  • les « créances » c'est-à-dire ce que l'on vous doit (adhésions, « clients », etc.) ;
  • votre compte « banque » (s'il est positif).

Au passif figurent :

  • les « capitaux permanents » ou « apports » regroupent tout ce que l'association a mobilisé pour financer les investissements nécessaires à l'activité de l'association ;
  • les « dettes » (« fournisseurs », « État » et « organismes sociaux ») ;
  • votre compte en banque, si vous êtes à découvert.

 

Le compte de résultat

Le compte de résultat reflète le film des événements de l'année à travers un tableau ou l'on trouve les « charges » et les « produits ». A noter qu'il s'agit de notions différentes de celles de « clients » et de « fournisseurs » qui existent aussi en comptabilité mais qui n'enregistrent que ce qu'il reste à recevoir ou à régler et figurent au bilan.

Attention, ne doivent y figurer que les dépenses et les recettes de l'année. Si l'association a réglé au cours de l'année des dépenses de l'année précédente, elles ne doivent pas figurer dans les charges. Par contre, si des dépenses de l'année n'ont pas encore été réglées, elles doivent néanmoins figurer dans les charges. Il en va de même pour les produits.

Le « résultat » est constitué tout simplement par la différence entre le total des produits et le total des charges de l'année.

 


reglt_2018-06_association.pdf reglt_2018-06_association